一、会前筹备阶段（核心策划期）
1. 立项定需求
明确会议目的：招商 / 年会 / 学术 / 培训 / 发布会 / 政企工作会
确定关键信息：会议主题、参会人群、预估人数、举办时间、预算总额、举办地点（本地 / 异地）
输出《会议立项表》
2. 方案与预算编制
撰写完整策划方案：议程流程、嘉宾安排、场地、食宿、物料、宣传、会务分工、应急预案
拆分预算：场地费、餐饮、住宿、物料、交通、礼品、设备、人员、宣传、备用金（预留总预算 5%~10% 应急）
方案 + 预算报批定稿
3. 资源敲定
场地预订：会场大小、层高、舞台、LED、桌椅排布、停车位、签到处
人员对接：主讲嘉宾、主持人、礼仪、摄影摄像、搭建团队、外包会务
物料采购制作：邀请函、签到表、胸卡、背景板、宣传单、伴手礼、指引牌、横幅
设备落实：音响、话筒、投影仪、灯光、直播设备、备用电源
4. 邀约与报名
发送邀约（电子函 / 纸质邀请函），开启报名统计
实时统计参会人数，分 VIP、普通嘉宾、工作人员分类建档
提前确认嘉宾行程、接送、食宿需求
5. 会前分工彩排
会务分组：签到组、接待组、现场执行组、后勤组、应急组
会前 1 天进场搭建、设备调试；会前半天全流程彩排（走议程、串场、话筒试音）
二、会议当天・现场执行阶段
会前签到（开场前 1~2h）：签到核验、发放资料 / 胸卡 / 礼品、引导入座、VIP 专人接待
开场前检查：设备二次试机、茶水、座位、指引到位
按议程落地：主持人控场、演讲、互动、茶歇、用餐、合影等环节依次执行
实时应急：处理设备故障、临时加人、突发离场、现场秩序问题
中场同步素材收集：照片、视频、发言素材留存
三、会后收尾（当日）
人员疏散、引导离场、VIP 送别
场地清场、物料回收、设备清点、搭建撤场
现场物资对账，统计剩余物料
四、会后复盘结算阶段（3~7 天）
费用结算：对接场地、供应商对账付款，整理发票
数据汇总：实际到场人数、成本超支 / 结余、参会反馈
素材整理：剪辑视频、整理照片、会议纪要、发言稿归档
五、会后跟进与回访
参会客户 / 嘉宾回访（问卷、电话）
发布会后新闻稿、公众号推文、总结报告
归档全套资料：策划案、预算、合同、签到表、影像资料，建立档案
精简速记版
立项定目标→做方案预算→找场地物料邀约→会前彩排→现场落地执行→撤场清点→结算复盘→回访归档
